Taken maken en verwijderen

Een belangrijk onderdeel van het projectopbouwproces is het snel maken van nieuwe taken en mijlpalen (en het verwijderen van irrelevante taken en mijlpalen). De projectopbouwweergave is hier perfect voor.

Er zijn meerdere manieren om nieuwe items te maken in de opbouw:

• Selecteer een item in de taakopbouw en druk op Return (of Command-Return, afhankelijk van de toetsenbordopties in de Algemene voorkeuren van OmniPlan).
• Klik in de knoppenbalk op de knop Voeg toe.
• Control-Klik en kies Voeg toe > [taaktype] in het contextmenu.

Er zijn meerdere manieren om een taak, mijlpaal of groep te verwijderen:

• Selecteer een item in de opbouw en druk op de verwijdertoets.
• Selecteer het item en klik op de knop Verwijder in de knoppenbalk.
• Selecteer het item en Control-Klik om het contextmenu weer te geven en kies dan voor Verwijder.

Projectopbouwkolommen

U kunt de opbouw in de projectopbouwweergave aanpassen met kolommen met gegevens die relevant zijn voor uw project. Control-Klik op de kop van de opbouw of kies Weergave > Taakopbouw > Kolommen aanpassen om te kiezen welke kolommen u wilt weergeven.

De gegevens in deze kolommen komen overeen met taakrijen in de opbouw. Sommige waarden in de kolommen (bijvoorbeeld Kosten taak) kunnen rechtstreeks in de opbouw worden gewijzigd, andere (zoals Totale kosten) worden automatisch berekend. Waarden die u kunt bewerken in de opbouw komen doorgaans overeen met bewerkbare velden in de infovensters Taak en Bron.

Gebruik de pijltoetsen of Tab en Shift-Tab (al naar gelang de ingestelde opties in de voorkeuren van OmniPlan) om de cursor te verplaatsen tussen cellen.

Sleep kolomtitels naar links en rechts om de kolommen anders te rangschikken.

U kunt de geselecteerde onderdelen in de opbouw, of alle onderdelen (als er niets is geselecteerd), sorteren met de Sorteer-commando's in het menu Structuur.

De volgende kolommen vertegenwoordigen eigenschappen van taken die kunnen worden weergegeven in de opbouw.

Fouten

In deze kolom staat een pictogram bij elke taak met een fout. Klik op het pictogram om het venster Fouten te openen en te kijken wat het probleem is.

Status

In deze kolom staan wekkerpictogrammen bij taken die nog niet voltooid zijn en die in de komende dagen voltooid moeten worden, of al voltooid hadden moeten zijn. Deze pictogrammen verschijnen niet als het project geen begindatum heeft. Elke pictogramkleur heeft een betekenis:

• Vervalt bijna (groen): deze taak is niet voltooid en moet binnen de komende 3 werkdagen worden voltooid.
• Vervalt (geel): deze taak is niet voltooid en moet de volgende werkdag worden voltooid.
• Vervallen (rood): deze taak is niet voltooid en had al voltooid moeten zijn.

Bijlagen

Klik op het bijlagepictogram in de geselecteerde rij om een menu te openen met de bijlagen van het item, of om een bestand te koppelen als dat nog niet is gebeurd. Rijen met koppelingen naar bestanden bevatten een pijlpictogram, ook als ze niet geselecteerd zijn.

Notities

In deze kolom kunt u extra tekst over een item opslaan. Om de notitie van het geselecteerde item te bewerken, drukt u op Command-’, klikt u op het notitiepictogram in de kolom of gaat u naar Notities in het infovenster Aangepaste gegevens.

Zodra een item een notitie heeft, kunt u het notitieveld in en uit gaan door op Command-’ te drukken (hiermee wordt de notitie verborgen als u klaar bent met bewerken). Rijen met notities bevatten een notitiepictogram, ook als ze niet geselecteerd zijn.

U kunt de notitietekst opmaken op documentniveau via het tabblad Geavanceerd van het infovenster Stijlen of per notitie in het menu Opmaak.

Unieke ID

De unieke ID is een nummer dat wordt toegewezen aan elke taak om deze ondubbelzinnig aan te duiden, zelfs als de naam of positie ervan in de opbouw verandert. Een unieke ID verandert nooit en elke nieuwe taak of bron die u maakt, krijgt een nieuw uniek ID-nummer. Deze nummers zijn handig wanneer u items aan elkaar moet koppelen bij het importeren en exporteren van projecten tussen OmniPlan en andere programma’s.

Titel

De titel van de taak, voorafgegaan door een nummer dat de hiërarchische positie in de opbouw vertegenwoordigt.

Hiërarchische titel

De titel van de taak, voorafgegaan door de titel van elke taak erboven in de hiërarchie. De titels worden van elkaar gescheiden door een dubbele punt.

Duur

De duur van de taak.

Inspanning

De totale hoeveelheid inspanning die nodig is om de taak te voltooien.

Inspanning gedaan

De hoeveelheid inspanning die is gedaan om de taak te voltooien.

Resterende inspanning

De hoeveelheid inspanning die nog nodig is om de taak te voltooien.

Vereisten

Een lijst van de taken, op nummer, waar de taak van afhankelijk is (zoals aangegeven met de code voor het type afhankelijkheid).

Afhankelijken

Een lijst van de taken, op nummer, die afhankelijk zijn van deze taken (zoals aangegeven met de code voor het type afhankelijkheid).

Start

De actuele starttijd van de taak, zoals automatisch bepaald tijdens nivellering of handmatig ingevoerd in deze cel of in het infovenster Taakschema.

Einde

De actuele eindtijd van de taak, zoals automatisch bepaald tijdens nivellering of handmatig ingevoerd in deze cel of in het infovenster Taakschema.

Prioriteit

U kunt handmatig een prioriteit instellen voor een taak om de volgorde te bepalen waarin taken worden genivelleerd. Als tijdens het nivelleren twee taken tegelijk worden toegewezen aan één bron, mag de taak met de hogere prioriteit (uitgedrukt als een hoger positief getal) de bron het eerst gebruiken.

Voltooid

De hoeveelheid werk die is voltooid voor de taak, uitgedrukt als een percentage.

Toegewezen

Een lijst met de bronnen die aan de taak zijn toegewezen.

Begin na

Hier ziet u eventuele restricties voor de vroegste begintijd van de taak en kunt u deze instellen. Dit is hetzelfde als de restrictie Begin niet voor in het onderdeel Taak van het infovenster Schema.

Begin voor

Hier ziet u eventuele restricties voor de laatste begintijd van de taak en kunt u deze instellen. Dit is hetzelfde als de restrictie Begin niet later dan in het onderdeel Taak van het infovenster Schema.

Eindig na

Hier ziet u eventuele restricties voor de vroegste eindtijd van de taak en kunt u deze instellen. Dit is hetzelfde als de restrictie Eindig niet voor in het onderdeel Taak van het infovenster Schema.

Eindig voor

Hier ziet u eventuele restricties voor de laatste eindtijd van de taak en kunt u deze instellen. Dit is hetzelfde als de restrictie Eindig niet later dan in het onderdeel Taak van het infovenster Schema.

Kosten taak

Alle kosten voor voltooiing van de taak, met uitzondering van de kosten van de bronnen die voor de taak nodig zijn.

Kosten bron

De kosten van de bronnen die aan de taak zijn toegewezen. Deze waarde kan niet rechtstreeks gewijzigd worden (wijzig in plaats daarvan de kosten van de individuele bronnen of de brontoewijzingen).

Totale kosten taak

De kosten van de taak plus de kosten van de bronnen.

Geplande start

Het tijdstip waarop de taak zal starten volgens het basislijnschema.

Begin afwijking

Het verschil tussen de geplande start en de werkelijke start van de taak.

Gepland einde

Het tijdstip waarop de taak zal worden voltooid volgens het basislijnschema.

Einde afwijking

Het verschil tussen het geplande einde en het werkelijke einde van de taak.

Vrije speling

De speling tussen een taak en de daaropvolgende taken. Deze waarde kan niet rechtstreeks worden gewijzigd.

Totale speling

De totale speling verwijst naar de tijd voordat de duur van een individuele taak gevolgen zou hebben voor de duur van het project als geheel. Deze waarde kan niet rechtstreeks worden gewijzigd.

Schatting min. inspanning (Pro)

De minimale hoeveelheid inspanning die naar schatting nodig is om de taak te voltooien. Deze waarde kan automatisch worden ingesteld met de knop Simulaties op de knoppenbalk. Deze waarde en de volgende twee waarden worden gebruikt voor de berekeningen in Monte Carlo-simulaties.

Schatting verwachte inspanning (Pro)

De hoeveelheid inspanning die naar schatting nodig is om de taak te voltooien. Standaard is deze waarde gelijk aan de werkelijke inspanning voor de taak.

Schatting max. inspanning (Pro)

De maximale hoeveelheid inspanning die naar schatting nodig is om de taak te voltooien. Deze waarde kan automatisch worden ingesteld met de knop Simulaties op de knoppenbalk.

Verdiende waardeanalysen (Pro)

OmniPlan 4 Pro biedt meerdere aangepaste kolomtypes die handig zijn voor het volgen en managen van het budget en de voortgang van uw project. Samen staan ze voor een volledige implementatie van de projectmanagementtechniek Earned Value Analysis (ook bekend als Earned Value Management of EVM). In heel OmniPlan en in deze handleiding zullen we ernaar verwijzen als een verdiende waardeanalyse (of EVA).

Bij de EVA wordt de huidige status van uw project vergeleken met het oorspronkelijke plan. Daarom hebben we als eerste een basislijn nodig. Als u er nog geen hebt ingesteld, doe dat dan nu. Als u een projectstatus vroeger of later in het project wilt simuleren, kiest u Project > Stel huidige wijzigingsdatum in en voert u de gewenste datum in.

Als er een basislijn is ingesteld, kunnen we beginnen met het toevoegen van de kenmerken van taken en bronnen die nodig zijn voor zinvolle resultaten van de EVA. De hoeveelheid originele en afgeleide waarden in de reeks EVA-kolommen kan op het eerste gezicht verwarrend zijn. Laten we ze dus opsplitsen in enkele kleinere delen.

We beginnen met het inschakelen van enkele bekende, reeds bestaande kolommen en zorgen dat ze gevuld zijn met relevante gegevens.

In de Gantt-weergave:

• Inspanning: Voor het voltooien van elke taak die u maakt, is inspanning nodig.
• Inspanning gedaan: De EVA houdt de voortgang bij in vergelijking met de basislijn. Voor het berekenen van de waarde is het dus belangrijk dat u de gedane hoeveelheid werk aan taken steeds bijwerkt.

In de bronweergave:

• Kosten/uur en Kosten/gebruik: Het bijhouden van de hoeveelheid geld die is besteed aan de inspanning is een andere belangrijke component van de EVA. Als uw medewerkers een vast salaris krijgen, kunt u hun loon berekenen om hier te gebruiken.

Wanneer deze zaken zijn ingesteld, kunnen we beginnen met de praktische toepassing van de EVA-kolommen. Deze eerste groep van kolommen toont ons het bedrag dat tot nu toe is besteed aan het project en vergelijkt dat met het beginbudget.

Werkelijke kosten (WKUW)

Deze kolom is duidelijk. Het zijn de werkelijk kosten van het werk dat tot dit moment is uitgevoerd. In OmniPlan-termen staat dit voor de hoeveelheid inspanning die is voltooid door de bronnen die aan een taak zijn toegewezen, vermenigvuldigd met hun kosten. Als twee dagen van 8 uur inspanning zijn voltooid en een bron bijdraagt met 100% van zijn eenheden en efficiëntie tegen een kosten/uur van € 50, draagt dit € 800 bij aan de werkelijke kosten.

Verdiende waarde (GKUW)

De verdiende waarde, of de gebudgetteerde kosten van het uitgevoerde werk, is een andere relatief eenvoudige berekening die het geplande budget voorstelt voor de hoeveelheid werk die tot op dit punt is uitgevoerd voor het project ('dit punt' is de basislijn die wordt gebruikt voor de analyse). Deze waarde wordt bepaald bij het begin van het project door het toewijzen van inspanningen en bronkosten.

Kostenprestatie-index (KPI)

De kostenprestatie-index wordt berekend door de verdiende waarde van de taak te splitsen door de werkelijke kosten van de taak. Dit is een handige manier om in een oogopslag te zien of een taak boven of onder budget is. Waarden hoger dan 1 zijn onder het budget, waarden lager dan 1 zijn boven het budget en precies 1 betekent dat het project op koers zit.

Kostenafwijking en Kostenafwijking %

Kostenafwijking is het concrete getal dat ons het goede (of slechte) nieuws geeft over hoeveel de taak onder of boven het budget is. De kolom Kostenafwijking bevat een bedrag ten opzichte van de verdiende waarde en de kolom Kostenafwijking % is (zoals u zou verwachten) een percentage van de verdiende waarde. Altijd als de geplande en werkelijke budgetten overeenkomen (de kostenprestatie-index is 1), zullen deze kolommen leeg zijn.

De volgende groep EVA-kolommen beschrijft de status van het project met betrekking tot het geplande schema.

Geplande waarde (GKGW)

Geplande waarde ofwel de gebudgetteerde kosten van geplande werkzaamheden toont de verwachte kosten van het werk tot op heden, zoals gepland in het aanvankelijke schema van het project. Dit is afgeleid van de geplande kosten van taken en bronnen, samen met de basislijn en de gekozen bewerkingsdatum.

Schema prestatie-index (SPI)

De Schema prestatie-index wordt berekend door de verdiende waarde te delen door de geplande waarde. Net als de kostenprestatie-index is dit een getal dat groter of kleiner is dan één. Hogere waarden betekenen dat u voorloopt op het schema terwijl waarden die lager zijn dan één aangeven dat u achterloopt op het schema.

Schema-afwijking en Schema-afwijking %

Schema-afwijking is de waarde die ons in concrete termen vertelt hoe ver we voor- of achterlopen op het schema. De geplande waarde wordt afgetrokken van de verdiende waarde. Dit geeft ons een bedrag dat het verschil aangeeft tussen hoeveel we betaald zouden moeten hebben voor het werk tot vandaag en het bedrag dat we werkelijk hebben betaald. Schema-afwijking % staat voor ditzelfde bedrag als een percentage.

De laatste groep van EVA-kolommen is gerelateerd aan de prognose van het budget van taken bij hun voltooiing.

Schatting bij voltooiing (SBV)

Deze waarde staat voor de geschatte werkelijke uiteindelijke kosten van de taak, naarmate het werk verdergaat. Vóór het begin van het project is de SBV gelijk aan het budget voor de taak (Gebudgetteerd bij voltooiing, hieronder). Naarmate het project evolueert, kunnen de SBV en BBV afwijken.

Gebudgetteerd bij voltooiing (BBV)

Gebudgetteerd bij voltooiing staat voor de aanvankelijk gebudgetteerde kosten van al het werk aan de taak. Als het werk achterligt op het schema of als er kostenoverschrijdingen zijn voor materialen, zullen de werkelijke kosten (en daarom de geschatte kosten bij voltooiing) hoger zijn dan de BBV-kosten.

Afwijking bij voltooiing (ABV)

Deze kolom staat voor het verschil tussen de geschatte werkelijke (definitieve) voltooiingskosten en de gebudgetteerde (aanvankelijke) kosten voor het voltooien van de taak. Uitgedrukt als een bedrag, staat een negatieve ABV voor een kostenoverschrijding, terwijl een positieve ABV een budgetoverschot betekent.

Prestaties tot voltooiing-index (PTVI)

De Prestaties tot voltooiing-index is relatief uniek onder de EVA-kolommen in OmniPlan, omdat deze u een aanbeveling geeft over de status van het budget en schema van uw project. De PTVI staat voor de kostenprestatie-index (KPI, hierboven uitgelegd) die u voor de taak moet behouden vanaf uw huidige bewerkingsdatum om binnen het budget te blijven. Bij andere waarden dan 1 moet u uw koers aanpassen: bij een hogere waarde moet u kosten besparen en bij een lagere waarde heeft u geld over.

De projectopbouw filteren

Wanneer u zich wilt richten op een specifiek aspect van uw project, kunt u een subset van de taken weergeven door filters te maken voor specifieke criteria. Zo kunt u filteren op taken die in de afgelopen week zijn voltooid, taken die meer dan drie dagen achterliggen op de basislijndoeldatum, of taken die, zoals in het onderstaande voorbeeld, minder dan 50% zijn voltooid.

Kies Weergave > Filter taken (Option-Command-F) of klik op de knop Filter in de knoppenbalk. Er verschijnt een venster voor het instellen van de filtercriteria. U kunt zoveel criteria als u wilt toevoegen door op het pluspictogram rechts van de invoerlijn te klikken en de criteria zelf te filteren door Option-Klik te gebruiken op de toevoegingsknop om geneste criteria binnen de filterhiërarchie te maken. Wanneer u uw criteria heeft ingesteld, klikt u op het vervolgkeuzemenu Bewaar filter om het huidige filter te bewaren of een eerder opgeslagen filter te herstellen. (U kunt ook het menuonderdeel Weergave > Herstel opgeslagen filter gebruiken.)

Wanneer uw filter is ingesteld, blijven alle taken die overeenkomen met uw criteria in de opbouw, terwijl de rest van het project verborgen wordt. U kunt op de normale wijze met het project werken als het is gefilterd, maar u kunt ook alleen de zichtbare taken bewerken. Terwijl uw filter in gebruik is, verschijnt de filterbalk met opties voor het vernieuwen, wijzigen of verwijderen van het filter en met het aantal verborgen taken.

Wanneer u klaar bent, kiest u Weergave > Verwijder filter of klikt u nogmaals op de knop in de werkbalk. Alle taken verschijnen weer.